Ringkasan Prinsip Privasi Qualiv
- •Data Tidak Dijual: Kami tidak pernah menjual, menyewakan, atau membagikan data kandidat atau perusahaan kepada pihak ketiga untuk tujuan periklanan.
- •Bukan untuk Training Model Publik: Data CV, transkrip wawancara, dan evaluasi tidak pernah digunakan untuk melatih model AI umum (public foundation model).
- •Isolasi Multi-Tenant: Data setiap perusahaan tersimpan secara terpisah (logical isolation) dan hanya dapat diakses oleh tim internal yang diberi hak akses.
- •Keputusan Akhir Tetap di Tangan HR: AI Qualiv bertindak sebagai sistem evaluasi dan asisten analisis; keputusan akhir penerimaan kerja sepenuhnya berada pada tim HR manusia.
1. Pendahuluan & Kedudukan Hukum
Kebijakan Privasi ini mengatur bagaimana platform Qualiv (selanjutnya disebut “Qualiv”, “Kami”, atau “Platform”) mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melindungi data pribadi yang diperoleh melalui situs web kami, portal lowongan kerja, serta aplikasi rekrutmen.
Dalam tata kelola perlindungan data:
- Perusahaan Klien (Perekrut / Tenant) bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi (Data Controller) yang menentukan tujuan dan instruksi pemrosesan data rekrutmen.
- Qualiv bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi (Data Processor) yang memproses data sesuai dengan mandat, instruksi, dan layanan rekrutmen yang disepakati bersama Perusahaan Klien.
2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan
Kami hanya mengumpulkan data yang relevan dan proporsional untuk pelaksanaan proses seleksi dan rekrutmen kerja:
A. Data Kandidat (Pelamar Kerja)
- Informasi Profil & Kontak: Nama lengkap, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, tautan portofolio/LinkedIn.
- Dokumen Riwayat Karier: Berkas Curriculum Vitae (CV), resume, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, keterampilan teknis, dan sertifikasi.
- Data Evaluasi Seleksi: Jawaban tes logika/kognitif, transkrip obrolan wawancara chat AI, rekaman video wawancara asinkron, dan analisis skor kesesuaian STAR.
- Integritas & Anti-Cheat: Log pergantian tab browser dan indikator kepatuhan sesi ujian saat menjalankan evaluasi online.
B. Data Pengguna Perusahaan (Recruiter / HR)
- Nama penanggung jawab, email bisnis, jabatan, dan nama entitas bisnis / perusahaan.
- Log aktivitas rekrutmen, catatan evaluasi internal tim HR, dan preferensi kriteria seleksi posisi kerja.
- Informasi transaksi langganan dan faktur penagihan (data pembayaran diproses langsung oleh gateway pembayaran berlisensi).
C. Data Teknis & Telemetri
Alamat IP (untuk audit keamanan & proteksi rate limiting), tipe peramban, resolusi layar, dan waktu akses untuk memastikan integritas sesi dan kepatuhan sistem.
3. Dasar Hukum & Tujuan Pemrosesan
Pemrosesan data pribadi dilakukan berdasarkan persetujuan eksplisit subjek data saat melamar pekerjaan atau pelaksanaan kontrak layanan rekrutmen.
Tujuan utama pemrosesan meliputi:
- Melakukan penapisan awal berkas (CV parsing & scoring) secara objektif berdasarkan kualifikasi lowongan.
- Memfasilitasi tes logika kognitif dan wawancara asinkron interaktif secara terstruktur.
- Menyajikan laporan evaluasi berbasis bukti (kutipan transkrip) untuk membantu tim HR membuat keputusan objektif.
- Mencegah upaya kecurangan serta menjaga integritas proses seleksi kerja.
- Memenuhi kewajiban hukum, pelaporan audit, dan keamanan infrastruktur informasi.
4. Prinsip Pemrosesan AI & Perlindungan Data Model
Kebijakan Nol-Pelatihan Model Publik (Zero Training Retention)
Data CV, transkrip tanya jawab, dan video kandidat Anda TIDAK PERNAH digunakan untuk melatih atau menyempurnakan model kecerdasan buatan publik pihak ketiga. Pemrosesan AI berlangsung secara stateless inference hanya saat tahap evaluasi berjalan.
- Transparansi Penilaian: Setiap skor atau rangkuman yang dihasilkan sistem AI wajib disertai kutipan bukti langsung dari berkas CV atau transkrip wawancara agar dapat diverifikasi ulang oleh HR.
- Human-in-the-Loop: Sistem Qualiv tidak melakukan penolakan otomatis tanpa kontrol pengawasan manusia. Rekomendasi AI disediakan murni sebagai pendukung keputusan tim rekrutmen.
- Evaluasi Bebas Bias: Algoritma difokuskan pada kecocokan kompetensi, keterampilan, dan pengalaman nyata tanpa mendiskriminasikan latar belakang suku, agama, ras, atau gender.
5. Batasan Akses & Isolasi Multi-Tenant
Qualiv dirancang dengan arsitektur strict multi-tenant isolation:
- Isolasi Logis Data: Data kandidat yang melamar di Perusahaan A terisolasi penuh secara sistem basis data dan tidak dapat diakses atau dilihat oleh Perusahaan B.
- Role-Based Access Control (RBAC): Hak akses dalam satu organisasi dibatasi berdasarkan peran (Admin, Recruiter, Interviewer).
- Akses Internal Terbatas (Principle of Least Privilege): Tim teknis Qualiv hanya dapat mengakses data produksi untuk kebutuhan penanganan kendala teknis darurat atas persetujuan klien, tercatat dalam audit log sistem.
6. Keamanan & Enkripsi Data
Kami menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasional berlapis:
Enkripsi Dalam Transit
Semua komunikasi data antara pengguna dan server menggunakan protokol TLS 1.3 dengan sertifikat HTTPS terotentikasi.
Enkripsi Saat Tersimpan (At-Rest)
Berkas dokumen dan rekaman disimpan pada layanan penyimpanan objek (Cloudflare R2) yang mengenkripsi data saat tersimpan.
Penyimpanan Kata Sandi
Kredensial login diamankan menggunakan hashing kriptografis satu arah (Bcrypt) dengan salt acak.
Pencadangan & Pemulihan
Pencadangan berkala otomatis untuk menjaga integritas data dan keberlanjutan layanan operasional.
7. Pihak Ketiga & Sub-pemroses (Sub-processors)
Dalam menjalankan operasional sistem, Qualiv bekerja sama dengan sub-pemroses pihak ketiga terkemuka dengan ikatan perjanjian perlindungan data yang ketat:
| Penyedia Layanan | Peran / Layanan | Lokasi / Proteksi |
|---|---|---|
| Penyedia Cloud & VPS | Hosting server aplikasi, basis data, dan antrean kerja | Regional / Tier 3 Data Center |
| Penyedia AI Engine API | Pemrosesan inferensi: membaca CV, mengubah suara menjadi tulisan, dan menilai jawaban | Data dikirim lewat koneksi terenkripsi (HTTPS) |
| Payment Gateway (Midtrans) | Pemrosesan pembayaran langganan perusahaan dan paket kredit pengguna perorangan | Berizin & Diawasi Bank Indonesia |
8. Hak-Hak Subjek Data
Setiap kandidat dan pengguna memiliki hak-hak privasi berikut terhadap data yang dikelola:
9. Retensi & Pemusnahan Data
Data kandidat disimpan selama proses rekrutmen berlangsung atau selama periode yang ditentukan oleh Perusahaan Klien (biasanya 6 hingga 24 bulan untuk kepentingan talent pool posisi mendatang).
Setelah periode retensi berakhir atau atas instruksi tertulis dari Pengendali Data / permintaan penghapusan yang sah dari kandidat, data akan dihapus secara permanen atau dianonimkan untuk keperluan statistik agregat tanpa identitas pribadi.
10. Data Pengguna Perorangan (Latihan Interview & Tes Kepribadian)
Untuk layanan Latihan Interview, Qualiv bertindak sebagai pengendali data atas data yang Pengguna Perorangan berikan sendiri: data akun (nama, email, serta kata sandi terenkripsi atau login Google), posisi incaran, CV yang diunggah, rekaman video dan audio latihan, transkrip, jawaban tes logika dan simulasi chat, skor dan umpan balik AI, peta karier yang disusun dari CV tersebut, serta riwayat pembelian kredit.
- Data dipakai hanya untuk menyajikan hasil latihan kepada pengguna yang bersangkutan dan memproses pembayaran.
- Hasil dan data latihan tidak dibagikan kepada Pengguna Perusahaan, tidak dipakai untuk daftar hitam atau pemeriksaan integritas lintas perusahaan, dan tidak dipakai untuk melatih model AI umum.
- Rekaman video, audio, dan tangkapan layar latihan dihapus otomatis 30 hari setelah sesi selesai. Skor, transkrip, dan riwayat kredit disimpan sampai akun dihapus, kecuali catatan transaksi pembayaran yang wajib disimpan sesuai ketentuan perpajakan dan akuntansi.
- Pengguna Perorangan dapat meminta salinan atau penghapusan akun beserta seluruh data latihannya melalui [email protected].
- Pemrosesan AI dan pembayaran memakai sub-pemroses yang sama seperti tercantum pada bagian 7.
Tes kepribadian Big Five
Tes gratis ini tersedia bagi pengguna berusia minimal 18 tahun setelah persetujuan eksplisit. Kami menyimpan jawaban, skor lima dimensi, indikator kualitas jawaban, versi instrumen dan laporan, waktu persetujuan, serta feedback opsional. Tes dapat dikerjakan tanpa nama atau email. Jawaban tidak dikirim ke penyedia AI; skor dihitung dengan rumus tetap.
- Sebelum disimpan ke akun, hasil hanya dapat dibuka oleh pemegang tautan rahasia. Jangan membagikan tautan tersebut. Setelah Anda menyimpan hasil, tautan itu dinonaktifkan dan akses memerlukan akun perorangan pemiliknya.
- Hasil tidak dibagikan kepada perusahaan atau HR dan tidak memengaruhi skor seleksi kandidat. Feedback dan indikator kualitas dapat dipakai untuk evaluasi layanan secara agregat sesuai persetujuan Anda.
- Jawaban sementara tersimpan di perangkat agar tes dapat dilanjutkan; draf berusia lebih dari 24 jam tidak dipulihkan. IP digunakan sementara dalam bentuk hash untuk pembatasan pengiriman selama satu jam, tidak disimpan pada catatan hasil tes.
- Hasil disimpan sampai Anda menghapusnya melalui halaman hasil. Penghapusan akun juga menghapus seluruh hasil yang tersimpan pada akun tersebut. Hasil anonim dapat dihapus melalui tautannya. Hindari memasukkan informasi pribadi dalam komentar feedback.
11. Kontak & Pengajuan Permohonan Privasi
Apabila Anda memiliki pertanyaan, permohonan pemenuhan hak subjek data, atau membutuhkan perjanjian Data Processing Addendum (DPA) untuk perusahaan Anda, silakan hubungi tim kami: